Lorsqu’on lance un projet de formation, il est important d’avoir la garantie que l’investissement réalisé sera rentabilisé par une montée en compétences des salariés formés ou par un changement de posture professionnelle des équipes, ou encore une amélioration des techniques de travail.
Pour vous en assurer, un document clé vous permettra d’exprimer clairement vos besoins et vos contraintes, afin de lancer vos consultations et de vous garantir des réponses adaptées de la part des prestataires sollicités, mais aussi de favoriser une même vision du projet au sein même de votre entreprise et de la partager avec le partenaire sélectionné.
Il s’agit du cahier des charges de la demande de formation (à ne pas confondre avec le cahier des charges de LA formation, qui sera établi plus tard avec le prestataire retenu).
En prêtant une attention toute particulière à la qualité de ce document, les réponses que vous recevrez en retour de la part des prestataires consultés seront établies à partir de l’expression claire et sans équivoque de vos attentes et la formation mise en place répondra parfaitement aux objectifs de l’entreprise.
L’Eclosoir vous livre quelques conseils à suivre pour formuler un cahier des charges de demande de formation EFFICACE !
# Conseil n° 1 : Organisez votre planning pour accorder du temps à la rédaction du CdC de la demande de formation
Établir un cahier des charges de la demande de formation est une mission délicate et il convient d’y consacrer le temps nécessaire pour organiser une phase de consultation interne des différents acteurs concernés par le projet afin de bien définir les besoins et les objectifs attendus. Puis vient l’étape de reformulation écrite de toutes les informations collectées en interne et de validation par votre direction.
Mais s‘il est bien rédigé, le CdC de la demande de formation vous fera gagnez du temps par la suite car :
- les services internes à votre entreprise concernés par le projet seront officiellement consultés et pris en compte dans votre démarche
- les managers de ces mêmes services seront au minimum informés,
- à ce stade très en amont du projet, les critères d’évaluation de la formation peuvent déjà être définis et formulés clairement, une mesure préformation peut être faite, elle sera la mesure étalon de votre évaluation post-formation
- les prestataires sollicités auront peu de questions complémentaires à vous poser, et au mieux déjà organisés en vue du démarrage du projet,
- vous recevrez des réponses adaptées qui ne nécessiteront pas (trop) d’allers-retours chronophages et qui pourraient retarder le démarrage d’une action stratégique,
- ce document facilitera la phase opérationnelle du déploiement du projet de formation.
Vous l’aurez compris, la rédaction du cahier des charges de la demande de formation vous demandera certes du temps, mais cela permettra , en contre partie, d’optimiser votre budget formation.
# Conseil n°2 : Rédigez un CdC de la demande de formation permettant des réponses innovantes
Le cahier des charges de demande de formation doit exposer le contexte dans lequel votre entreprise met en place le projet et votre objectif opérationnel recherché, pour que le (les) prestataire(s) puisse(nt) établir une réponse pédagogique adaptée, appelée « formation », qui viendra soutenir et renforcer vos démarches internes.
Il doit également mentionner les contraintes à respecter afin d’assurer une conformité aux exigences de votre société. Pour autant, il n’est pas stratégique de construire un CdC de la demande de formation trop restrictif, qui aurait pour conséquence de « brider » l’innovation et la créativité des réponses pédagogiques mais aussi de limiter le conseil précieux formulé par les organismes de formations consultés.
N’oubliez pas que les organismes de formation sont LES spécialistes de l’ingénierie pédagogique de formation. Il est donc inutile de leur préciser les techniques pédagogiques particulières que vous pensez utiles de déployer. Faites leur confiance et donnez-leur la possibilité de vous suggérer les méthodes pédagogiques qu’ils jugeront pertinentes pour vous aider à atteindre vos objectifs.
# Conseil n°3 : Proposez un canevas de réponse
Pour gagner du temps sur la comparaison des réponses que vous recevrez de la part des prestataires consultés, il est intéressant de proposer un canevas de réponse dans votre CdC de la demande de formation. Ainsi vous obtiendrez des réponses structurées à l’identique, ce qui facilitera votre travail d’analyse des offres reçues. Ce canevas débutera par une reformulation de la problématique, puis la proposition du prestataire avec une explication de la méthodologie proposée, la présentation détaillée des formateurs, le programme, et pour finir les modalités d’évaluation et le budget.
# Conseil n° 4 : Indiquez un budget estimatif mais réaliste
Il est recommandé de toujours donner un budget indicatif dans votre CdC afin d’obtenir des offres comparables. Par contre, ne soyez pas trop tenté de le minimiser pour l’ « optimiser » ! Il est impératif de garder une cohérence entre les attendus de la prestation et les moyens budgétaires dédiés. Il se peut que l’organisme de formation vous le signale car ses tarifs sont étudiés. Il vous conseillera sur l’approche la mieux adaptée à votre budget.
# Conseil n°5 : Faites valider le CdC de la demande de formation aux décideurs
Il s’agit de la dernière étape, qui revêt une importance toute particulière ! Avant de transmettre votre CdC aux prestataires qui s’en serviront comme fil conducteur pour établir leur offre, il est essentiel de faire valider son contenu avec les acteurs internes qui auront un rôle dans le processus décisionnel. Cette validation vous permettra de vous assurer que vous avez correctement reformulé leur demande, qu’elle correspond bien aux besoins des équipes et aux exigences/contraintes de l’entreprise et que la mesure d’évaluation fixée est cohérente avec le projet tout en s’assurant de sa faisabilité. Ainsi vous ne laissez aucune place aux erreurs d’interprétation.
En suivant ces quelques conseils, vous gagnerez du temps à l’échelle globale du projet, les prestataires consultés répondront à votre besoin par des offres adaptées, toute dérive dans le processus pourra être constatée rapidement afin d’être corrigée et vos partenaires pourront s’engager sur une méthodologie devant aboutir aux résultats escomptés.
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